Obowiązuje od [DO UZUPEŁNIENIA: data]
Polityka prywatności
Jak VDMSync przetwarza dane osobowe: na tej stronie, w konsoli i aplikacji mobilnej oraz w danych pobieranych z automatów SupplyPoint.
1. Administrator
Administratorem danych osobowych przetwarzanych na stronie vdmsync.com oraz danych użytkowników konsoli jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy, adres, NIP], dalej „VDMSync”. Kontakt w sprawach danych osobowych: [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail].
W zakresie danych pobieranych z automatów SupplyPoint (pkt 4) administratorem jest Klient, a VDMSync przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
2. Strona vdmsync.com i formularz
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na prośbę o prezentację i dalszy kontakt handlowy | imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon (opcjonalnie), liczba automatów, treść wiadomości, zainteresowania zaznaczone w formularzu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes: kontakt handlowy) |
| Bezpieczeństwo strony i statystyki techniczne | adres IP, dane przeglądarki, czas żądania; w logach dostawcy hostingu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo i działanie strony) |
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zgłoszenie. Strona nie używa narzędzi analitycznych śledzących użytkowników ani reklamowych. [DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić po wdrożeniu formularza i hostingu]
3. Użytkownicy konsoli i aplikacji mobilnej
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Założenie i obsługa konta użytkownika, logowanie, logowanie dwuetapowe | imię i nazwisko, e-mail, rola i zakres widoczności, hasło (w postaci skrótu), ustawienia 2FA, język, motyw | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z Klientem, którego pracownikiem jest użytkownik) i lit. f |
| Bezpieczeństwo i rozliczalność | adres IP i czas logowania, historia zmian wprowadzonych w konsoli, identyfikator urządzenia mobilnego, logi żądań API | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć) |
| Powiadomienia o alertach i zdarzeniach | e-mail, treść powiadomienia, status odczytania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
Dane użytkowników wprowadza administrator konta Klienta. Użytkownik może je obejrzeć i zmienić w profilu w konsoli.
4. Dane z automatów SupplyPoint
Agent VDMSync pobiera z bazy SupplyPoint dane niezbędne do działania usługi, w tym dane osobowe pracowników Klienta korzystających z automatów:
- numer i opis pracownika, grupy, centrum kosztów, przydziały i ograniczenia,
- historię pobrań, zwrotów i uzupełnień z datą, automatem, produktem, ilością i kosztem,
- dane produktów, stanów, automatów i zdarzeń technicznych (bez danych osobowych).
Administratorem tych danych jest Klient. VDMSync przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, w celu świadczenia usługi (podgląd, raporty, limity, prognozy, alerty, plan dostaw, API), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z Klientem. VDMSync nie wykorzystuje tych danych do własnych celów ani nie udostępnia ich innym Klientom.
Agent nie odczytuje haseł pracowników z SupplyPoint, a w danych testowych i demonstracyjnych dane pracowników są anonimizowane.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przetwarzane przez dostawców działających na zlecenie VDMSync w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:
- dostawca infrastruktury serwerowej i przechowywania plików: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa, lokalizacja centrum danych],
- dostawca poczty e-mail do powiadomień: [DO UZUPEŁNIENIA],
- dostawca hostingu strony i dokumentacji: [DO UZUPEŁNIENIA].
Integracje uruchamiane przez Klienta (klucze API, webhooki, Power BI) przekazują dane do systemów wskazanych przez Klienta i na jego odpowiedzialność. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że dostawca wskazany wyżej stosuje odpowiednie zabezpieczenia prawne. [DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić lokalizację dostawców]
6. Okres przechowywania
- zgłoszenia z formularza: do zakończenia rozmów handlowych, nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA: okres] od ostatniego kontaktu,
- konta użytkowników: przez czas trwania umowy z Klientem oraz [DO UZUPEŁNIENIA: liczba dni] po jej zakończeniu,
- dane z automatów: przez czas trwania umowy; po jej zakończeniu udostępniane do eksportu i usuwane zgodnie z regulaminem,
- logi bezpieczeństwa i żądań API: [DO UZUPEŁNIENIA: okres],
- dane wymagane przepisami (np. rozliczenia): przez okres wynikający z tych przepisów.
7. Prawa osób
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Przysługuje też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Pracownicy Klienta korzystający z automatów realizują swoje prawa u Klienta jako administratora; VDMSync wspiera Klienta w ich realizacji. Pozostałe osoby mogą kontaktować się z VDMSync pod adresem [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail].
8. Bezpieczeństwo
- połączenia z konsolą, aplikacją, API i agentem są szyfrowane,
- hasła są przechowywane w postaci skrótu, konto może wymagać logowania dwuetapowego,
- konfiguracja agenta, w tym dostęp do bazy SupplyPoint, jest zaszyfrowana i związana z komputerem, na którym działa; panel agenta jest dostępny tylko lokalnie,
- klucze API mają zakresy uprawnień, limity żądań i listę dozwolonych adresów; webhooki są podpisywane,
- dane Klientów są logicznie odseparowane, a dostęp użytkowników ograniczony do nadanego zakresu,
- zmiany wprowadzane w konsoli są rejestrowane w historii zmian.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem usługi. O istotnych zmianach użytkownicy konsoli są informowani e-mailem lub w konsoli. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.